Podávání zpráv a komunikace

2.5 Podávání zpráv a komunikace

Podávání zpráv a sdělování informací o environmentálním profilu je přirozeným a logickým výstupem procesu hodnocení environmentálního profilu, neboť může být nástrojem, který poskytuje užitečné informace popisující environmentální profil organizace. Tyto informace se lze předávat jakoukoliv formou - formou formalizovaných zpráv (Environmentální prohlášení pro EMAS, zprávy o vlivech organizace na životní prostředí ap.)  nebo sdělovat méně strukturovaně interně i externě v závislosti na tom, jak management posoudí nutnost informovat jednotlivé cílové skupiny.

Komunikace  o environmentálním profilu je klíčovým způsobem využití informací obsažených v environmentálním profilu.

Komunikace o environmentálním profilu může:

·         pomoci splnit vlastní kritéria environmentálního profilu v organizaci;

·         zvýšit povědomí jak zaměstnanců, tak externích zájemců a posílit dialog o environmentálních politikách organizace, kritériích environmentálního profilu a příslušných výsledcích, kterých organizace dosáhla;

·         prokázat závazek a snahu organizace zlepšovat svůj environmentální profil směrem dovnitř i vně organizace;

·         umožnit efektivní reakci na obavy a otázky týkající se environmentálních aspektů organizace.

Pro efektivní interní komunikaci musí management zajistit, aby se vhodné a potřebné informace popisující environmentální profil organizace včas sdělovaly v rámci celé organizace. To umožní zaměstnancům, smluvním partnerům a dalším spolupracujícím subjektům plnit své povinnosti se znalostí environmentálních souvislostí a organizaci splnit svá kritéria environmentálního profilu.

Organizace se může rozhodnout publikovat a zpřístupňovat informace o svém environmentálním profilu i subjektům mimo organizaci (externím zainteresovaným stranám) a to buď ze své vůle, nebo na požádání.

Důvodem proč podávat dobrovolně informace o svém environmentálním profilu externím zájemcům může být např. zájem organizace zlepšit své podnikatelské postavení, image a vztahy se zainteresovanými stranami včetně obcí, v nichž provozuje svou činnost.

Tato komunikace musí důvěryhodným způsobem představit environmentální profil organizace. Informace které ho popisují by měly být věcné a měly by se prezentovat způsobem, který odpovídá úrovni technických znalostí předpokládaného publika. Informace musí být bezpodmínečně pravdivé, nezkreslené, jinak bude efekt externí komunikace veskrze negativní.